Cách Report Sale xử lý dữ liệu

Report Sale là hệ thống nội bộ của Công ty Cổ phần Kinh doanh và Đầu tư Đất Xanh Miền Trung, dùng cho nhân sự Khối Kinh doanh để báo cáo kết quả bán hàng, quản lý chỉ tiêu và ghi nhận chi phí marketing. Hệ thống không mở cho công chúng đăng ký sử dụng.

Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập dữ liệu gì, dùng vào việc gì, lưu bao lâu, và người dùng cùng khách hàng yêu cầu xóa dữ liệu bằng cách nào.

1. Dữ liệu chúng tôi thu thập

1.1. Dữ liệu nhân sự

Lấy từ hệ thống đăng nhập tập trung của công ty: họ tên, email công việc, chức danh, đơn vị công tác và quyền truy cập. Dùng để xác định người dùng và phân quyền.

1.2. Dữ liệu công việc do người dùng nhập

Báo cáo bán hàng hằng ngày, chỉ tiêu kinh doanh, phiếu đăng ký chi phí marketing, các dòng chi phí và đường dẫn hồ sơ chứng từ mà người dùng tự tải lên kho lưu trữ của công ty.

1.3. Dữ liệu từ nền tảng quảng cáo

Chỉ phát sinh khi nhân sự tự đăng nhập vào nền tảng quảng cáo và cấp quyền đọc cho hệ thống. Khi đó chúng tôi nhận và lưu:

• Mã và tên tài khoản quảng cáo, đơn vị tiền tệ, múi giờ, trạng thái tài khoản.
• Mã, tên, mục tiêu và trạng thái của chiến dịch quảng cáo.
• Số liệu theo từng ngày của chiến dịch: chi phí, số lần hiển thị, số người tiếp cận, số lượt nhấp, số lead, số tin nhắn.
• Mã truy cập (access token) do nền tảng cấp, cùng danh sách quyền đã được cấp và thời hạn của mã. Mã truy cập được mã hóa trước khi lưu.

Hệ thống chỉ đọc dữ liệu. Chúng tôi không tạo, sửa, dừng chiến dịch quảng cáo và không tiêu tiền trên tài khoản quảng cáo của người dùng.

1.3a. Dữ liệu từ tài khoản Google của người dùng (Google Ads)

Khi nhân sự bấm “Kết nối Google Ads”, hệ thống xin các quyền sau và chỉ dùng cho đúng mục đích ghi kèm:

• https://www.googleapis.com/auth/adwords: đọc tài khoản Google Ads của người dùng để lấy chi phí, số lượt hiển thị, số lượt nhấp theo từng chiến dịch mỗi ngày và thông tin biểu mẫu khách hàng tiềm năng. Chúng tôi không tạo, sửa, dừng quảng cáo và không thay đổi ngân sách.
• openid và email: nhận diện địa chỉ email của tài khoản Google đã kết nối, để hiển thị đúng tài khoản nào đang được liên kết và tránh một tài khoản bị liên kết cho hai nhân sự.

Việc sử dụng và chuyển giao thông tin nhận được từ các API của Google tuân thủ Chính sách dữ liệu người dùng của Dịch vụ API Google, kể cả các yêu cầu về Sử dụng hạn chế (Limited Use). Dữ liệu Google chỉ dùng để cung cấp chức năng đối chiếu chi phí quảng cáo và tiếp nhận khách hàng tiềm năng như mô tả ở trên; không bán, không dùng cho quảng cáo, và không cho người khác đọc, trừ khi cần thiết để vận hành chức năng, tuân thủ pháp luật hoặc có sự đồng ý của người dùng.

1.4. Dữ liệu khách hàng tiềm năng từ quảng cáo biểu mẫu

Khi chiến dịch có biểu mẫu thu thập thông tin, chúng tôi nhận các thông tin mà khách hàng tự điền: họ tên, số điện thoại, email nếu có, nội dung trả lời trong biểu mẫu, kèm mã chiến dịch và mã quảng cáo nguồn. Dữ liệu này dùng để liên hệ tư vấn sản phẩm bất động sản mà khách hàng đã quan tâm.

2. Mục đích sử dụng

• Đối chiếu chi phí quảng cáo thực tế với kế hoạch đã được duyệt.
• Nghiệm thu chi phí và tính mức hỗ trợ chi phí marketing cho nhân sự theo chính sách công ty.
• Chuyển thông tin khách hàng tiềm năng cho đúng nhân sự phụ trách để liên hệ tư vấn.
• Lập báo cáo nội bộ về hiệu quả kinh doanh và hiệu quả quảng cáo.

Chúng tôi không bán dữ liệu, không dùng dữ liệu để nhắm quảng cáo cho bên thứ ba, và không chuyển dữ liệu ra ngoài công ty cho mục đích tiếp thị.

3. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu chỉ được truy cập bởi nhân sự công ty theo phân quyền công việc. Ngoài ra, dữ liệu có thể được xử lý bởi:

• Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ và dịch vụ email mà công ty sử dụng để vận hành hệ thống.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu hợp pháp.

4. Lưu trữ và bảo mật

• Mã truy cập của nền tảng quảng cáo được mã hóa bằng AES-256-GCM, chỉ nằm trên máy chủ và không bao giờ được gửi xuống trình duyệt.
• Truy cập dữ liệu được phân quyền theo vai trò; thao tác quan trọng đều được ghi nhật ký.
• Số điện thoại khách hàng chỉ hiển thị đầy đủ với người có quyền liên hệ khách hàng đó.

5. Thời gian lưu trữ

• Mã truy cập nền tảng quảng cáo: xóa ngay khi người dùng ngắt kết nối, hoặc khi mã hết hạn và không được cấp lại.
• Số liệu chi phí và chứng từ nghiệm thu: lưu theo thời hạn chứng từ kế toán nội bộ, phục vụ đối chiếu và hậu kiểm.
• Thông tin khách hàng tiềm năng: lưu trong thời gian chăm sóc khách hàng và xóa khi hết mục đích đó, hoặc khi khách hàng yêu cầu xóa.

6. Xóa dữ liệu

Mọi người dùng và khách hàng đều có quyền yêu cầu xóa dữ liệu của mình, không phân biệt khu vực, không mất phí và vào bất cứ lúc nào. Có ba cách:

1. Tự ngắt kết nối nền tảng quảng cáo: đăng nhập hệ thống, vào Hỗ trợ chi phí MKT → Tài khoản quảng cáo → Ngắt kết nối. Mã truy cập đã lưu bị xóa ngay tại thời điểm đó.
2. Gửi yêu cầu xóa dữ liệu qua email: gửi tới info@datxanhmientrung.com với tiêu đề “Yêu cầu xóa dữ liệu”, kèm thông tin để xác định dữ liệu cần xóa (email công việc, hoặc số điện thoại đã để lại trong biểu mẫu quảng cáo).
3. Thu hồi quyền tại chính nền tảng: gỡ quyền của ứng dụng trong phần cài đặt của Facebook, Google, TikTok hoặc Zalo. Hệ thống sẽ ngừng nhận dữ liệu mới từ tài khoản đó.

Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 7 ngày làm việc và hoàn tất xóa trong vòng 30 ngày, trừ phần dữ liệu pháp luật yêu cầu phải lưu giữ; trường hợp đó chúng tôi nêu rõ lý do khi trả lời.

7. Quyền của người dùng và khách hàng

Yêu cầu xem dữ liệu chúng tôi đang giữ, yêu cầu sửa thông tin sai, yêu cầu xóa, hoặc rút lại sự đồng ý đã cấp cho hệ thống. Gửi yêu cầu tới info@datxanhmientrung.com.

8. Thay đổi chính sách

Khi có thay đổi, chúng tôi cập nhật nội dung trên trang này kèm ngày cập nhật mới. Thay đổi lớn sẽ được thông báo tới người dùng trong hệ thống.

9. Liên hệ

Công ty Cổ phần Kinh doanh và Đầu tư Đất Xanh Miền Trung
Địa chỉ: 386 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
Email: info@datxanhmientrung.com
Điện thoại: 0931 388 789 - 0931 991 123

10. English summary

Report Sale is an internal sales reporting system operated by Công ty Cổ phần Kinh doanh và Đầu tư Đất Xanh Miền Trung. It is used only by the company’s own employees and is not open for public sign-up.

Data we receive from advertising platforms (Meta, Google, TikTok, Zalo), and only after an employee signs in on that platform and grants read access: ad account id and name, currency, time zone and status; campaign id, name, objective and status; daily campaign metrics (spend, impressions, reach, clicks, leads, messages); and the access token issued by the platform, which is stored encrypted on our servers and is never sent to a browser. We read data only; we never create, edit or stop campaigns and never spend on the user’s ad account.

Google user data. When an employee connects Google Ads we request the https://www.googleapis.com/auth/adwords scope (read the employee’s Google Ads accounts: daily campaign spend, impressions, clicks, and lead-form submissions; we never create, edit or pause ads or change budgets) and the openid and email scopes (identify which Google account is connected). Report Sale’s use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is used only to provide the ad-cost reconciliation and lead-intake features described above; it is not sold, not used for advertising, and not shown to anyone outside the company except as needed to operate the features, to comply with law, or with the user’s consent.

Lead data from lead forms: the name, phone number, optional email and form answers submitted by the person, together with the source campaign and ad id. We use it to contact that person about the real estate project they enquired about.

Purpose: reconciling actual advertising spend against approved budgets, verifying costs and calculating the company’s marketing cost support for employees, routing leads to the responsible salesperson, and internal reporting. We do not sell data and do not share it with third parties for advertising.

Retention: access tokens are deleted as soon as the user disconnects; cost and verification records are kept for the company’s accounting retention period; lead data is kept while the person is being served, or until deletion is requested.

Data deletion: any user or customer may request deletion at any time, free of charge and regardless of region, in three ways: (1) disconnect the platform in the system under Hỗ trợ chi phí MKT → Tài khoản quảng cáo, which deletes the stored token immediately; (2) email info@datxanhmientrung.com with the subject “Data deletion request”; (3) remove the app’s permission in the settings of Facebook, Google, TikTok or Zalo. We acknowledge requests within 7 working days and complete deletion within 30 days, except where the law requires us to keep specific records.

Contact: info@datxanhmientrung.com · 386 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng